Melde om feil eller avvik ved elektroniske meldinger

​Varslingsrutiner for PLO-meldinger med kommuner

Når skal det varsles?

  • Planlagt nedetid: Dersom planlagt nedetid går ut over en time, skal det varsles. Planlagt nedetid skal varsles minst 5 virkedager på forhånd.
    Meldingstekst: Planlagt nedetid dato (ddmmaa) klokkeslett: fra – til
  • Ikke planlagt nedetid: Nedetid skal varsles så snart som mulig.
    Meldingstekst: Ikke planlagt nedetid dato. Fra når. Forventet rettet.
  • Feilsituasjoner: Manglende applikasjonskvitteringer eller andre feilsituasjoner.

Hvem kan varsle?

Melding om nedetid og feil skal meldes fra kommunens avtalte kontaktpunkt for digital samhandling.

Se oversikt over kontaktpunkter for digital samhandling i kommunene

Hvordan varsler du?

Melding sendes fortrinnsvis på e-post  til kontaktpunkt i Sykehuset Telemark for PLO-meldinger: meldingsansvarlig@sthf.no .

Ved melding om feil må det på forhånd være sjekket ut om feilen ligger i kommunens eget system.

Minimum informasjon som må gis i feilmeldingen: Meldingstype som har feilet, tidspunkt for enkeltmelding eller tidsperiode for flere meldinger, NPR-ID for pasient hvis aktuelt.

Sykehuset Telemark har egen varslingsrutine for digital samhandling med kommunen.

Hvordan blir varsel fulgt opp?

Mulige årsaker til feil blir undersøkt i Sykehuset Telemark ved bruk av verktøy for meldingsovervåking og logg-rapporter for meldingsflyt. Dersom feilen skyldes brukerfeil, rettes feilen lokalt i Sykehuset Telemark og meldinger oversendes på nytt. Dersom det er tekniske årsaker, oversendes videre oppfølging som sak til Sykehuspartner (SP). Den som varsler om feil får tilbakemelding om forventet løsningstid, eventuelt kopi av meldingen til Sykehuspartner. Meldinger som har feilet blir sendt på nytt når teknisk feil er rettet.


Nødrutine ved nedetid PLO-meldinger

Ved nedetid i den elektroniske meldingsutvekslingen skal telefonkontakt mellom tjenesteuøvere i kommunen og Sykehuset Telemark benyttes, og meldingene ettersendes elektronisk når systemet er oppe igjen. All muntlig dialog dokumenteres i pasientens journal. Dersom manglende skriftlig dokumentasjon kan være en sikkerhetsrisiko for pasienten kan meldinger fakses, men dette skal avtales særskilt ved telefonkontakt.

Varsel om stans i elektronisk meldingsutveksling

Gjelder legekontor/helseaktører/kommuner for basismeldinger (epikriser, henvisninger, laboratorie-  og røntgensvar)

Når bør/skal du varsle?

Ved feil i meldingsutvekslingen som ikke skyldes brukerfeil eller feil i avsenders elektroniske pasientjournal(epj)  eller EDI-tjener (meldingstjener).

Hvem kan varsle?

Feilvarsling bør gjøres av den i virksomheten som er systemansvarlig for fagsystemet. Når feil oppdages av Sykehuset Telemark, kontaktes mottaker dersom feilen ikke lar seg rette innen 48 timer.

Hvordan varsle?

Varsling om meldingsfeil rettes til kontaktpunkt/kontaktperson for de aktuelle fagmeldinger som feiler. Se egen varslingsliste.

Hvordan blir varslingen fulgt opp?

Mulige årsaker til feil blir undersøkt i Sykehuset Telemark ved bruk av verktøy for meldingsovervåking og logg-rapporter for meldingsflyt. Dersom feilen skyldes brukerfeil, rettes feilen lokalt i Sykehuset Telemark, og meldinger oversendes på nytt. Dersom det er tekniske årsaker, oversendes dette til videre oppfølging som sak i Sykehuspartner (SP). Kommunen får tilbakemelding om forventet løsningstid, evt kopi av meldingen til SP. Ved behov kontakter SP den som har varslet direkte. Meldinger som har feilet blir resendt når teknisk feil er rettet. Ved feil av omfattende karakter må leverandør av fagsystemet involveres.

Nødrutine

Ved stans i meldingsutveksling over lengre tid, må telefon og papirkopier benyttes i de tilfeller dette er nødvendig for pasientoppfølgingen. Dersom rask tilgang til skriftlig dokumentasjon er nødvendig, kan meldinger fakses, men dette skal avtales særskilt ved telefonkontakt med aktuelle fagenhet.